Il mercato aziendale contemporaneo viaggia a ritmi sempre più serrati, spinto dall’avanzamento delle tecnologie e all’integrazione di queste ultime con gli schemi lavorativi. Alla luce di queste premesse, pare chiaro che l’aumento di produttività sia diventato una delle prerogative nelle agende delle realtà più competitive e al passo coi tempi.
Uno dei primi fattori da tenere in considerazione in questo senso risiede proprio nell’archiviazione dei documenti che implica un controllo, una cura ed un’attenzione particolarmente profonde. Nel corso degli anni, si è scoperta l’importanza dell’archiviazione dei documenti in Cloud per aumentare la produttività aziendale.
Una pratica, questa, che negli ultimi tempi si è diffusa a macchia d’olio e che si mostra, attualmente, più sicura della conservazione di documenti fisici, sia per la protezione che per il rischio di smarrimento e l’immediatezza con cui è possibile interagirvi.
Trattandosi di una parte determinante della realtà aziendale, solitamente si preferisce rivolgersi ad esperti di settore come Bluen 5.0, in grado di soddisfare le esigenze di storage delle attività con maggior sicurezza ed intuitività. Scopriremo, nelle prossime righe, tutto ciò che c’è da sapere e i vantaggi dell’archiviazione in Cloud degli archivi aziendali.
Perché le aziende dovrebbero passare all’archiviazione Cloud
Utilizzare un Cloud per l’organizzazione dei file d’archivio significa accedere ad una rete di server e di storage forniti da un provider che permettono di immagazzinare le informazioni utili in maniera più immediata e di accedervi con maggiore facilità, ma sempre da dispositivi autorizzati. Passando all’archiviazione Cloud, le aziende possono scrollarsi di dosso la responsabilità di custodire faldoni in cui documenti cruciali si affiancano ad inutili scartoffie, rischiando di sacrificare i primi e conservare, erroneamente, i secondi.
Insomma, conservare nei Cloud non abbatte soltanto i costi, ma aumenta drasticamente anche la sicurezza. Tra i vantaggi più significativi dell’archiviazione digitale citiamo la possibilità di accedere ovunque ci si trovi ed in qualsiasi momento alle informazioni di cui si ha bisogno, di facilitare lo scambio di file tra addetti ai lavori e collaboratori, di liberare spazio prezioso sui dispositivi locali e di incrementare le prestazioni relative all’accesso ai dati.
Non solo, archiviando su Cloud sarà possibile dimensionare le proprie infrastrutture aziendali a seconda di ciò di cui si ha bisogno, evitando sprechi di spazio e dispendi economici esosi. I reparti dedicati, poi, vedranno il proprio carico di lavoro alleggerirsi e la continuità aziendale, così come l’esperienza d’uso, subiranno un notevole aumento.
Tutti i vantaggi dell’archiviazione digitale
Come abbiamo visto prima, l’archiviazione in Cloud per le aziende è in grado di aumentare la continuità di business. In questo modo, infatti, sarà possibile accedere ad importanti documenti senza recarsi in azienda, rendendo lo smart working un’opzione più vantaggiosa sia per i dipendenti che non dovranno affrontare spese di spostamento, né uscire dalle proprie zone di comfort che per i datori di lavoro che potranno ridurre i costi ed aumentare le prestazioni aziendali, incrementando i posti di lavoro, rendendo possibili le assunzioni di personale che lavori da remoto.
La facilità di accesso che contraddistingue i Cloud, poi, rende possibile senza sforzi particolari l’invio di allegati a distanza ed il recupero di documenti che, in archivio, rischierebbero di finire nel dimenticatoio, impiegando intere giornate per essere ritrovati. La maggiore sicurezza dei Cloud è dovuta ai data center che offrono continuità operativa, tutela massima dei dati e rispetto delle norme relative alla privacy.
Ogni accesso alle risorse, infatti, seppur immediato, sarà controllato e, in caso di malfunzionamenti, i documenti stoccati potranno essere salvati grazie alla funzione di backup. Insomma, l’archiviazione digitale è il futuro per le aziende di ogni settore, sia per affidabilità che performance.